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Cómo conservar el PEC para fines legales y por qué hacerlo

Cómo conservar el PEC para fines legales y por qué hacerlo

Según lo previsto por el Código de Administración Digital ya en su formulación original de 2005 (el primer CAD fue emitido con el Decreto Legislativo 82 de 2005), el El correo electrónico certificado es a todos los efectos un documento informático y, como tal, debe mantenerse siguiendo las disposiciones de la ley.




De hecho, un mensaje PEC debe compararse con un asiento contable o con cualquier correo o telegrama en papel recibido o enviado. Esto significa que las empresas y los autónomos deben también archivar correctamente el correo electrónico certificado, bajo pena de invalidez legal del documento en caso de que el remitente (o destinatario) desee utilizarlo como prueba en una posible disputa judicial. Una tarea delicada, por tanto, a realizar con la máxima atención y cuidado: entender cómo mantener el PEC puede ser “complejo” si no se aplica lo suficiente.

Gracias a PEC ilimitado gratis, el buzón certificado dedicado a autónomos y pymes, mantener el correo electrónico certificado no será un problema. Los usuarios tienen a su disposición espacio ilimitado y podrán enviar y recibir tantos correos digitales registrados como deseen. No solo eso: el sistema de archivo le permitirá tener siempre disponible toda su correspondencia digital y encontrarla en unos segundos cuando la necesite.

Conservación de PEC, lo que proporciona el CAD y lo que proporciona el Código Civil

Si te preguntas por qué mantener el PEC, encontrará sus respuestas en el Código de Administración Digital (o CAD si lo prefiere) y el Código Civil. Como se esperaba Artículo 43 del DAC Archiva documentos, registros contables, correspondencia y cualquier escritura, dato o documento que se requiera conservar por ley o reglamento, cuando se reproducen en medios informáticos. son válidos y relevantes para todos los propósitos legales, si la reproducción y conservación en el tiempo se realiza de tal manera que se garantice la conformidad de los documentos con los originales“. Esto se relaciona directamente con la artículos 2214 y 2220 del Código Civil, que prevén la conservación obligatoria de los registros contables y la correspondencia de la empresa para un período de 10 años.

Cómo conservar el PEC para fines legales

Los métodos de conservación, por otro lado, son explícitos en el artículo 44 del Código de Administración Digital y disponer que sea posible identificar con certeza al autor del mensaje; que el documento esté completo y sea legible y que los documentos y la información que identifiquen el mensaje se puedan recuperar fácilmente. Para que el PEC no pierda su valor legal, por lo tanto, es necesario mantenerlo recibo de entrega completo, dentro del cual se encuentra el mensaje enviado y el archivo daticert.xml. Estos son los elementos necesarios para cumplir con las solicitudes del citado artículo 44 del CAD y así tener certeza del valor legal del correo electrónico certificado.

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